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Consejos para realizar una reunión virtual de forma segura

La pandemia mundial ocasionada por el virus COVID-19 está cambiando nuestra forma de vida, y eso está afectando directamente a nuestro modo de trabajo. Muy especialmente desde que debido al confinamiento forzoso muchas empresas han optado por el teletrabajo.

Una parte importante de nuestro trabajo habitual consiste en la celebración de reuniones, donde habitualmente se exponen diferentes ideas para llegar a un objetivo común. Dada la situación actual, estas reuniones presenciales han sido sustituidas por reuniones virtuales, para lo cual el mercado tiene una amplia variedad de herramientas.

Algunas de estas herramientas se están convirtiendo en habituales, un modo de normalizar la situación y poder realizar reuniones de trabajo en entornos colaborativos o simplemente para resolver incidencias habituales en el trabajo. Como ya hemos comentado, hay muchas y, dado el uso frecuente de estas, aparecen más cada día. Sin embargo, antes de utilizar cualquier de ellas, debemos tener cuidado, ya que el uso masivo de algunas ha revelado que no son del todo seguras y que existen ciertos problemas de seguridad.

Lo que está claro es que las reuniones virtuales pueden ser una solución en este periodo, tanto en entornos profesionales como para el contacto con amigos y familiares. Las herramientas están a mano, pero ¿cómo podemos lograr una reunión virtual segura?

Consejos para hacer más segura una reunión

Hacer una reunión más segura es fácil, y unos pocos pasos pueden convertir tus comunicaciones en un entorno a prueba de extraños. Para ello, es imprescindible usar únicamente la plataforma de conferencia web aprobada previamente por la organización. Es tarea del organizador enviar información a todos los asistentes sobre el funcionamiento de esta, o si es necesario descargarla e instalarla…

Una vez hecho, se deben establecer permisos para cada uno de los usuarios, en especial cuando hay que modificar documentos, y asignar quiénes pueden solo leer, quiénes borrar o modificar, etc. Y al respecto de esto, es importante limitar la reutilización de códigos de acceso, ya que, si todo el mundo utiliza el mismo código durante un tiempo, habrá personas que puedan acceder a las reuniones aunque no estén convocadas.

Por otro lado, y ahondando en la seguridad, si el tema a tratar es delicado o sensible, se debería pensar en contar con un PIN único o códigos de identificación de reunión, una solución extra de seguridad para asegurarse de la identidad de los asistentes.

También es interesante utilizar una sala de espera, un lugar virtual en el que los asistentes esperan para ser admitidos en la reunión. Es importante no comenzar la conferencia hasta que el organizador se una.

Asimismo, el organizador debe informar a los usuarios sobre qué pueden hacer y qué no, y compartir información sensible solo si todos los participantes están en dispositivos aprobados por la organización y cuentan con las correspondientes medidas de protección.

La siguiente infografía elaborada por el Basque Cybersecurity Centre (BCSC) ilustra los consejos que nos pueden ayudar a celebrar reuniones de forma cibersegura.

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